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Constitución de Empresas

E Existen dos formas de constituir y organizar una sociedad: Individual o Asociada.

Es decir, puede crear una sociedad con la unión de una, dos o más personas. Si quiere tenerla solo, deberá escoger entre una personal y la empresa individual de responsabilidad limitada. Presento a continuación las características principales de cada una, para ayudar en su selección:

Individual. Unipersonal

Es una sociedad de tipo económica organizada por una persona física a título particular, su función principal es lucrativo, es decir la obtención de recursos económicos, obtenidos a cambio de la producción de bienes y servicios.

En este tipo de sociedad individual propiamente dicha, el propietario desarrolla toda la actividad empresarial comprometiendo su patrimonio personal de forma ilimitada. Aporta su capital, trabajo, gerencia y esfuerzo al funcionamiento del negocio

Los trámites legales para constituirse son los más simples. Puede usar su nombre o un nombre comercial. Este tipo de sociedad, tiene como principal desventaja, que usted es el único responsable de sus obligaciones.

Responsabilidad

Desde el aspecto legal, un propietario individual tiene “una responsabilidad ilimitada”, por todas las deudas contraídas por el negocio. Se pueden embargar todas sus propiedades con algunas excepciones, sino satisface sus obligaciones.

Individual de Responsabilidad limitada

Señalamos que las empresas individual de responsabilidad limitada, es una persona jurídica, constituido por voluntad unipersonal, con patrimonio propia distinto al de su titular, por eso la responsabilidad es limitada al capital social de la organización. Ella se constituye para el desarrollo e exclusivo de actividades económicas como la producción y comercialización de bienes y servicios de pequeña empresa. Se constituirá por escritura pública otorgada en forma personal y deberá ser inscrita en los Registros Públicos.

Asociada o empresa en sociedad

Si selecciona este tipo de sociedad, puede constituirla con dos o más propietarios, que una vez inscrita genera o le da vida a una persona jurídica. Tiene como característica principal es que el patrimonio social de la sociedad responde por las obligaciones contraídas, sin perjuicio de la responsabilidad de los socios.

La sociedad nace como un consenso de voluntades de las personas que la van a integrar. Se constituye por escritura pública ante el notario y para que tenga validez legal, es decir sujeto de derecho, requiere su inscripción ante los Registros Públicos de la sede de la sociedad, o sea, en el lugar donde va a realizar sus actividades. Una vez constituida, adquiere vida propia y diferente de los socios que expresaron su voluntad de crearla.

En ella encontramos: la sociedad anónima, la sociedad de responsabilidad limitada, sociedad colectiva y sociedad comanditaria.

Sociedad anónima

En este tipo de sociedad, podemos llamarla también sociedad de capitales. El capital social está representado por títulos negociables con mecanismo jurídico propio y dinámico, encaminado a separar la propiedad de la sociedad. Posee responsabilidad limitada. En otras palabras el capital está representado por acciones y se materializa por lo aportes de los socios, quienes no responden personalmente de las deudas sociales. Es requisito para su constitución que tenga su capital suscrito y totalmente pagado, por lo menos en una cuarta parte.

En cuanto a los órganos de la sociedad, podemos mencionar: la Junta General de Accionista, el Directorio y la Gerencia. La representación de la sociedad puede ejercerla, los miembros del directorio o gerente.

Sociedad de Responsabilidad Limitada

En este tipo de sociedades, el capital está dividido en participaciones iguales, acumulables e indivisibles, las mismas no se pueden incorporar en títulos-valores, ni denominarse acciones. En ella los socios no responden personalmente por las obligaciones sociales. Los órganos de la sociedad son la Junta General de Socios y la Gerencia, el Gerente representa a la sociedad.

Sociedad Colectiva

Resaltamos en esta sociedad una manera personalista. Los socios con nombre colectivo, responden en forma solidaria o ilimitada por las obligaciones sociales y se dedican a la explotación de la industria, comercio o servicio.

Sociedad Comanditaria

En ella encontramos socios con responsabilidad limitada, denominadas Comanditarios por Acciones y otros con responsabilidad ilimitada, llamados Comanditarios Simples. Estos últimos presentan socios colectivos que responden solidaria e ilimitadamente por las obligaciones sociales. Los Comanditarios responden por dichas obligaciones sólo hasta el monto de sus aportes. Este tipo de socios deben indicarse en el acto constitutivo. Las participaciones sociales no pueden estar representadas por acciones o cualquier otro título negociable.

Las sociedades en comandita por acciones, presenta similar característica a las comandita simple, con la diferencia que el capital social está dividido por acciones.

Necesariamente la sociedad se constituye por escritura pública ante el notario y para que tenga validez legal requiere obligatoriamente inscribirse ante el Registro Mercantil donde se encuentra la sede de la sociedad, es decir, en el lugar donde va a realizar su actividad. Ella nace como un consenso de voluntades de las personas que la van a integrar. Una vez inscrita o protocolizada adquiere vida propia y diferente de los socios que la crearon.

En la escritura pública hallamos el contenido del pacto social, que incluye el estatuto. En esta escritura pública de constitución se nombra a los primeros administradores, según las características de cada forma societaria. Las modificaciones de los mismos, o sea, de los estatutos, requiere la misma formalidad de introducirla ante el notario. Cuando el pacto social no se hubiese elevado a escritura pública, cualquier socio puede demandar su otorgamiento por el proceso sumarísimo.

Denominación o Razón Social

Toda sociedad debe tener una denominación o razón social, según corresponda su forma societaria. La denominación puede utilizar un nombre abreviado o imaginario. No es permitido adoptar una denominación completa o abreviada o una razón social igual o semejante a otra sociedad preexistente, salvo cuando se demuestre legitimidad para ello.

La denominación es el nombre que recibe una sociedad y la hace única con respecto a las demás sociedades mercantiles. Dicho nombre figura en cualquier tipo de documentación oficial, por ejemplo en las escrituras públicas.

La razón social es lo que identifica legalmente una sociedad ante las administraciones públicas, los clientes y los proveedores. Se trata de un nombre oficial y legal que aparece en la documentación, y permite conocer tanto a la persona jurídica cómo a los integrantes.

La principal diferencia radica en el tipo de sociedad que se selecciona. La denominación social es propia de las sociedades limitadas y las sociedades anónimas, las cuales deben llevar al final del nombre inventado o imaginario las siglas S.L. o S.A. Ejemplo Juguetelandia S.A. La razón social es propio de las sociedades comanditarias simple o por acciones por ejemplo podrían adoptar como razón social “Aguilar y hermanos”

Podemos apoyarnos tanto en la doctrina como en la costumbre mercantil, sobre las diferencias entre estos dos términos. Ambas coinciden en que la denominación es propia de las sociedades de responsabilidad limitada y la razón social de las de responsabilidad ilimitada. Otra diferencia radica en que la denominación es utilizada por las sociedades donde los socios responden ilimitadamente hasta la pérdida total de sus aportes. Las sociedades que utilizan razón social, es obligatorio incluir el nombre de uno o más socios que asumen responsabilidad ilimitada con respecto a las obligaciones de la sociedad, un ejemplo típico es la sociedad colectiva.

Para concluir tenemos: a) la denominación es utilizada por las sociedades de capitales y la razón social las sociedades de personas prevista en la ley. b) La denominación social puede tener un nombre de fantasía, por ejemplo Juguetelandia, S.A. La razón social tiene que llevar obligatoriamente el nombre de uno o más socios que responden ilimitadamente, ejemplo “Aguilar y hermanos” c) Si muere o es separado de la sociedad un socio que su nombre figura en la razón social, puede seguir su nombre si el socio separado o los sucesores del fallecido, según sea el caso, así lo consientan. Si esto ocurre, la razón social debe indicar que se trata de un socio separado o muerto y los que no perteneciendo a la sociedad consintieron con la inclusión de su nombre en la razón social, quedan sujetos a responsabilidad solidaria.

Estatutos de la Sociedad

Los estatutos de una sociedad debe contener cómo mínimo lo siguiente:

  • Denominación de la sociedad.
  • Objeto social. Se refiere a la actividad o actividades que va a realizar
  • Domicilio. Es la dirección de la sede de la sociedad.
  • Capital social. Donde se reflejan el capital de la sociedad.
  • Forma de administración.
  • Manera de deliberar y los acuerdos por los órganos de la sociedad.

Modificación de Estatuto

La modificación del estatuto se presenta cuando cambian el contenido de uno o más artículos del estatuto, puede suceder cuando exista un cambio de domicilio, del nombre u objeto, aumento, reducción de capital, aumento de facultades de los administradores, revocación de los gerentes, entre otros. Es atribución de la Junta de accionistas dicha modificación.

Plazo de inscripción

La presentación ante el registro del pacto social y el estatuto para su inscripción, debe ser en un plazo de treinta días contados a partir de la fecha de otorgamiento de la escritura pública. Los demás actos o acuerdos de la sociedad, requieran o no el otorgamiento de escritura pública, debe solicitarse ante el registro en un plazo de treinta días contados a partir de la fecha de la realización del acto o aprobación del acta en la que conste el acuerdo respectivo.

Efectos de la inscripción

La inscripción de las sociedades ante el registro es muy importante para la validez de los actos realizados en nombre de ella. Quienes hayan realizado algún hecho a nombre de la organización sin esta condición, responde personal, ilimitada y solidariamente frente a quienes haya contratado y frente a terceros.

Registro de sociedades

Una vez seleccionada el tipo de sociedad y elaborado los estatutos, corresponde la inscripción de la misma ante el Registro Mercantil, siguiendo los siguientes pasos.

  • 1) Solicitud de Certificación Negativa de Nombre ante el Registro Mercantil.
  • 2) Solicitud del CIF (Código de Identificación Fiscal) ante la Delegación de Hacienda.
  • 3) Depósito bancario. Varía de acuerdo al tipo de sociedad.
  • 4) Escritura de constitución ante el Notario. La escritura de constitución debe figurar, en su caso, en Escritura Pública y ser firmada por los socios ante el Notario.
  • 5) Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (modalidad operaciones societarias) Se liquida con la presentación del modelo correspondiente ante la Delegación de Hacienda de la Comunidad Autónoma que corresponda.
  • 6) Inscripción y publicación en el Registro Mercantil. Para ello debemos aportar la primera copia de la escritura de constitución que nos será devuelta tras la inscripción, una copia simple de la Escritura que se unirá a los archivos del Registro y el resguardo de haber liquidado el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados. En el Registro Mercantil, debemos abonar el importa de la inscripción y el aporte de la publicación.
  • 7) Declaración de inicio de actividad (Modelo 036 e IAE). Presentado ante la correspondiente Delegación de Hacienda.
  • 8) Entrada en el impuesto sobre Actividades Económicas (Modelo 845). Se realiza también ante la Delegación de Hacienda.
  • 9) Inscripción de la Empresa en la Seguridad Social. Se realiza en la Tesorería General de la Seguridad Social.
  • 10) Admisión en autónomos. Es exigencia de que no ingresen el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos, quienes ejerzan funciones de dirección y gerencia.
  • 11) Libros de Matrícula y visitas y su legalización. Estos son adquiridos en establecimientos especializados y es necesario para su validez que estén sellados por la inspección del trabajo. En estos libros se registran todas las altas y bajas de los trabajadores, así como las visitas que realice la Inspección del Trabajo.
  • 12) Comunicación de apertura de centro o reanudación de la actividad y solicitud de inscripción en el Registro de Actividades y Empresarios Comerciales. Igual que el caso anterior, que se realiza ante la Consejería del Trabajo.
  • 13) Solicitud de licencia de apertura al Ayuntamiento. Este se realiza ante la Junta Municipal correspondiente.
  • 14) Admisión de trabajadores y contratos. Se requiere cumplir y presentar el impreso de Alta en Seguridad Social ante la Tesorería de la Seguridad Social. Este impreso debe estar firmado por el Representante Legal de la Empresa y por el Trabajador.
  • 15) Legalización de los libros exigidos por la legislación mercantil. Los libros contables deben ser legalizados ante el Registro Mercantil, previo abono de la tasa correspondiente.

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